La entrega de envíos registrados se hará siempre al destinatario que figure en la dirección del envío o persona autorizada por éste previa identificación mediante un documento válido y bajo firma. Si el destinatario no pudiera o no supiera firmar, lo hará en su lugar un testigo, debidamente identificado. En ningún caso podrá estampar su firma como testigo el empleado del operador postal que efectúe la entrega.
En el momento de la entrega el cliente facilita el Aviso de Llegada (M4 o M4-O), email o SMS y un documento de identificación válido y en vigor:
La Denuncia Policial por robo, extravío, etc. de la documentación de identificación original, no tiene validez a efectos de identificación.
En la entrega de envíos registrados pertenecientes a un Apartado de correos, el cliente descubre, cuando efectúa la recogida de sus envíos ordinarios, en el casillero del Apartado que tiene un aviso (relación) para que pase por ventanilla a recoger uno o varios envíos registrados, ya que los envíos registrados no se depositan directamente en el casillero del Apartado.
En ocasiones el cliente puede recibir un SMS o un e-mail como Aviso de llegada de un envío registrado. En tales casos bastará con identificarse para poder retirar el envío. El SMS o el email sustituyen el Aviso de llegada tradicional, aplicándose el resto de garantías para la entrega del envío.
El destinatario puede recoger sus envíos personalmente o emitir una autorización para que otra persona recoja los envíos a él dirigidos. Esta autorización podrá ser para un envío concreto o una autorización genérica.
Para realizar una autorización para retirar un envío concreto, se deben rellenar los datos necesarios en el reverso del propio Aviso de Llegada (M 4):
Cuando la empresa carezca de sello, deberá acreditar su titularidad con un documento fehaciente de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social. Asimismo, deberá acreditar los poderes y los documentos de identificación de las personas que actúen en su caso.
Además en el momento de la entrega se deberán mostrar:
La autorización puede presentarse también en un folio normal, pero en este caso habrán de anotarse también los datos del autorizante.
También se puede hacer una autorización genérica, para recoger toda la correspondencia dirigida a una persona física o jurídica. Para ello, se debe presentar un escrito en papel normal donde se recojan los siguientes datos:
Este documento se debe presentar en la Oficina donde se van a recoger los envíos, acompañada de fotocopia de los documentos de identificación de autorizante y autorizado, que una vez revisados se devuelven al cliente, la oficina solo archiva la autorización. El destinatario podrá revocar la autorización en cualquier momento mediante un escrito donde indique esta circunstancia.
Para proceder a la entrega efectiva de un envío registrado, se localiza el envío en el almacén correspondiente, se traslada hasta el puesto de atención al público. Se comprueba el tipo de envío y que realmente es el que corresponde entregar al cliente.
Para localizar el envío hay que tener en cuenta los datos que vienen reflejados en el Aviso de llegada, SMS o correo electrónico (Tipo de Envío, fecha de Aviso, Sección de Reparto, etc).
Para la entrega de un envío registrado hay que acceder a SGIE>>Salidas>>Liquidación>>Entregado en Oficina y en el campo "Código de envío" se procede a leer el código de barras de dicho envío con la pistola para que de forma automática se muestren en pantalla los datos del cliente y este firme en la tableta, tras informar al empleado de sus datos (nombre, apellidos y DOI) para que los anote en lugar habilitado de la pantalla.
Una vez recogida la firma se pulsará el botón "Aceptar" para que quede
registrada la entrega. Si se trata de una Notificación, o de cualquier otro tipo de envío en el que tenga que quedar constancia del usuario que entrega, antes de pulsar el botón "Aceptar" la aplicación obligará a rellenar las casillas de "Código de usuario" y "Contraseña" con los datos corporativos del usuario. En caso que no sea necesario, no aparece este recuadro y se pulsa "Aceptar".
Una vez entregado el envío y recogida la firma digitalizada, el Aviso de Llegada (M-4) facilitado por el cliente se guardará en un lugar designado al efecto, para posteriormente proceder a su destrucción de forma controlada, de acuerdo a lo planteado en el proceso de Archivo y Documentación.
Cuando un cliente rechaza firmar en la tableta digitalizadora, pero quiere hacerlo en el Aviso de Llegada M4, se utilizará el botón "Firmar M-4". La entrega se grabará en SGIE>>Liquidación>>Firma Papel. En este caso se archiva el Aviso de Llegada que deberá tener los siguientes datos:
Si el envío lo retira una persona autorizada, se recoge la firma digital de la persona autorizada en la tableta y se archiva en la oficina el Aviso de Llegada (M-4) con la documentación correspondiente que habilita a esa persona para la retirada del/de los envío/s. La fotocopia del D.N.I. del destinatario que autoriza la retirada no se tiene que archivar en la Oficina. Se solicita su presentación al autorizado exclusivamente a efectos de control y verificación, procediendo, tras la firma y entrega del envío, a su devolución al autorizado.
Aquellos envíos que no puedan ser entregados por cualquier causa (rehusados, fallecimiento del destinatario, etc) han de apartarse diariamente para ser devueltos a origen, realizando la liquidación que corresponda en SGIE.
Algunos envíos tienen particularidades específicas en el momento de la entrega:
SGIE mostrará en la pantalla de firma un resumen con todos los envíos que han sido incluidos en la relación. Se pueden dar dos circunstancias:
La grabación se realiza en SGIE en el momento de la entrega, pues el cliente debe firmar en la tableta digitalizadora para que quede constancia del hecho.
En la mayoría de los casos, a la entrega de estos envíos, se tiene que recoger la cartilla de la promoción, que deberá ser revisada para verificar que están pegados todos los cupones. Estas cartillas tienen que guardarse en la Oficina hasta recibir instrucciones. Para el caso de suscriptores o excepcionalmente en algunas promociones (periódicos de distribución gratuita) no es necesario recoger la cartilla. Cuando esto sea así, en el campo "Observaciones" de la etiqueta del envío, se indicará esta circunstancia.
Envíos con Aviso de Recibo (AR): Si el envío lleva el servicio adicional de Aviso de Recibo, este se debe formalizar.
Para su formalización se debe recoger en el Aviso de Recibo la siguiente información:
El empleado de Atención al Público debe incluir:
En el caso de que el envío tenga los valores añadidos de PC o PEE, será preciso coger los datos completos del receptor (nombre y apellidos, tipo de DOI y número) para que SGIE pueda generar esos documentos de manera automática.
Entrega de Expediciones: la entrega se realiza desde SGIE>>Liquidación>>Entregado en oficina y marcando el check "Entrega Múltiple", se leen los códigos de barras de los envíos de la expedición y se rellenan los datos del destinatario (Nombre, apellidos y DOI) y el destinatario firma la recepción en la tableta digitalizadora.
Entregas Múltiples: un cliente podrá recoger varios envíos de forma unitaria mediante la opción "entrega múltiple" de SGIE. Las medidas de identificación y requisitos serán los mismos que en la liquidación unitaria solo que el cliente realizará una única firma en una relación de todos los envíos.
En la operativa se tiene que marcar en SGIE el check "Entrega Múltiple", e informar los campos "Nombre y Domicilio", procediendo a la lectura de los códigos de los envíos que el cliente va a retirar. SGIE agrupa todos estos envíos en una relación, permitiendo al cliente retirarlos con una sola firma en la Tableta.
En el caso de entregas de giros y por motivos de PBC, la entrega múltiple por SGIE queda inactiva, teniendo que liquidarse estas entregas de giros de uno en uno.
Para remesas mayores de 500 envíos es aconsejable no imprimir la relación ya que puede demorar mucho la agilidad en la entrega, siempre y cuando se recoja correctamente la firma en la tableta.
Petición de entrega a domicilio: en caso de Petición de entrega a domicilio (opción válida en Capitales de Provincia y poblaciones con este servicio), el cliente puede solicitar la entrega a domicilio del envío, previo pago de la tarifa correspondiente de envíos que no sean cartas ni tarjetas postales y pesen más de 500 gramos y Paquetes Postales. También este servicio es aplicable a aquellos productos con entrega a domicilio, en el caso de que se hayan agotado sin éxito los intentos de entrega inherentes al producto. El procedimiento es el siguiente: -
Los envíos cuya modalidad de entrega es "Entrega exclusiva al destinatario", no podrán ser entregados a otra persona que no sea el destinatario (no admite autorizados); se entregan siempre mediante entrega individual con firma en tableta digitalizadora (no pueden entregarse mediante firma en M4 ni por el procedimiento de entrega múltiple en tableta). El envío sólo se entregará previa comprobación de la identidad del destinatario, sin posibilidad de que la entrega se realice a terceros aunque estos posean autorización o delegación. Esta modalidad de entrega exclusiva, solo puede ir dirigida a particulares, nunca a empresas o personas jurídicas, por lo que si llega a la Oficina algún envío para entrega exclusiva al destinatario dirigido a personas jurídicas, se deberá devolver a origen, liquidándolo en SGIE como DESCONOCIDO.
En algunos casos, cuando el cliente así lo marca en el fichero de prerregistro de los envíos, el sistema puede, además de solicitar el n° de documento de identificación del destinatario, verificar que su número efectivamente coincide con el informado en el fichero de prerregistro, impidiendo finalizar la liquidación como "Entregado" del envío en caso de no ser coincidentes. El sistema permite 3 intentos en estos casos, si no introducimos el número del DNI correcto en estos tres intentos, el envío pasa a la situación de estacionado.
Los envíos con EED pueden llevar también asociado el valor añadido PEE, con estos envíos, tras leer el código de barras a través de SGIE>>Liquidación, el sistema abre la pantalla "Asignación de receptor" en la que se verifica el documento del destinatario. Cumplimentados los datos del destinatario (tipo y número de DOI), si todo es correcto, tras pulsar "Asignar"
SGIE muestra la pantalla de firma en la tableta digitalizadora. A partir de este momento ya no es posible la modificación de los datos (destinatario y documento).
Si al verificar el documento del destinatario el número indicado no coincide con el grabado en el prerregistro, el sistema permite 3 intentos, si no se introduce el número de documento correcto en estos tres intentos, el envío pasa a la situación de estacionado. Si por el contrario lo que se no coincide es el tipo de documento (DNI, NIF, NIE...), al no informar la estructura numérica de documento correcta, el sistema muestra pantalla de error y no deja avanzar, en este caso no hay número limitado de intentos.
El envío puede llevar también asociados, junto a la EED, los servicios de escaneo de documentos y de escaneo con validación.
Nunca se ha de entregar a un autorizado, no se ha de realizar por entrega múltiple. Antes de proceder al escaneo, es importante prestar atención a las observaciones previas al escaneo que indica el sistema, ya que en ocasiones muestra acciones específicas para un cliente determinado (revisar la caducidad del DOI, exigir al destinatario que presente un justificante de número de cuenta o un recibo bancario, etc.).
Al contratar este valor añadido es necesario que el cliente contrate también los valores añadidos de EED y PEE y rellene correctamente en NIF del destinatario en el fichero de prerregistro.
El destinatario aporta el documento a escanear por el empleado y este deberá en un primer momento validar por defecto unos parámetros: que el destinatario es mayor de edad, que el documento está en vigor (no caducado) y es uno de los documentos válidos (de los reconocidos por el software), que se han escaneado todas las caras del documento y que la imagen esta en color.
Si alguno de los parámetros no se cumplen no se continuará, solicitando al destinatario que solucione las posibles incidencias. Si la validación es correcta se continúa con el proceso.
Al remitente se le enviará en formato electrónico el documento escaneado y un informe de la validación.
La operativa en SGIE para EED Escaneo y Validación es la siguiente:
En los casos en que el envío que se entrega tiene importes asociados que hay que cobrar al cliente, a través de SGIE se puede generar la factura, cuando éste lo solicite. Para ello hay que acceder a SGIE>>Liquidación>>Facturas. Se introduce el código del envío que ha generado los importes y se procede a generar la factura. Desde esta utilidad se puede: